Directum

Directum — система управления цифровыми процессами и документами с элементами искусственного интеллекта, в основе которых лежат технологии машинного обучения и компьютерного зрения.

Исторически система относится к классу ECM (Enterprise Content Management).

Поддерживаются классические задачи управления документами, делопроизводства и управления договорами, также предлагаются готовые решения для управления совещаниями, командировками и авансовыми отчетами, организации HR-процессов. На базе Directum возможно создание финансового архива и долговременного электронного архива с поддержкой юридической значимости документов.

Интеллектуальные сервисы в составе Directum исключают рутинные операции в работе пользователей: документы автоматически классифицируются, создаются регистрационные карточки в системе, где поля сразу же заполняются данными из текста документа. Доступны и другие возможности: автоматическое определение ответственного исполнителя, сравнение содержания документов, выявление рисков, проверка наличия обязательных реквизитов, а также умный поиск.

Directum обеспечивает организацию и контроль исполнения деловых процессов на основе технологии Workflow: согласование документов по регламентам организации, обработка сложных заказов и организация процессов взаимодействия.

Состав системы Directum

В декабре 2018 года компания Директум объявила о выпуске платформы нового поколения – RX. Заказчикам предлагается локальная установка или работа в облаке.

Готовые решения

Управление электронными документами

• создание и хранение различных неструктурированных документов: тексты, таблицы, рисунки, документы офисных пакетов (Microsoft Office, OpenOffice, Libre Office, Мой офис, ONLYOFFICE, Р7-Офис) :
• поддержка версий
• работа с ЭП
• структурирование документов по папкам
• назначение прав доступа
• хранение истории работы с документами
• полнотекстовый и атрибутивный поиск.

Управление деловыми процессами

• поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях их жизненного цикла :
• выдача электронных заданий и контроль их исполнения
• взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов
• поддержка свободных и жёстких маршрутов

Делопроизводство

• регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ
• ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации
• рассылка и контроль местонахождения бумажных документов
• подписание документов ЭП

Управление договорами и счетами на оплату

• организация процесса создания, редактирования, согласования и регистрации договоров, счетов на оплату и других сопутствующих документов
• их учет, хранение и быстрый поиск

Управление совещаниями

• подготовка и проведение совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки)
• формирование и рассылка протокола
• контроль исполнения решений по итогам совещания

Управление взаимодействием с клиентами

• ведение единой базы организаций и контактных лиц
• истории встреч, звонков и переписки с клиентами
• сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями
• планирование маркетинговых мероприятий
• анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий

Финансовый архив

• централизованное хранение финансово-хозяйственных документов :
• подготовка к налоговым и аудиторским проверкам
• быстрый поиск документов

Командировки и авансовые отчеты

• оформление и утверждение заявок на командировку :
• автоматизация сопутствующих процедур в рамках регламентов конкретной компании
• создание и согласование авансовых отчетов
• подготовка комплекта документации для налоговых и аудиторских проверок

HR-процессы. Автоматизация процессов кадрового делопроизводства

• оформление документов при приеме и увольнении сотрудников
• работа с базой кандидатов
• планирование графика отпусков и их оформление сотрудниками

Долговременный архив

• централизованное управление бумажным и электронным архивом организации с соблюдением правил российского архивного делопроизводства
• юридическая значимость электронных документов обеспечивается на протяжении всего срока их хранения

Обращения граждан и организаций

• регистрация и обработка обращений юридических и физических лиц (в рамках заявлений, жалоб и предложений)
• формирование и отправка ответов заявителям, контроль исполнения работ по обращению.

Дополнительные компоненты

Быстрая идентификации документа Directum RapID: основанные на использовании штрихкода маркировка и поиск документа, обеспечивающие быстрый доступ к электронному документу по его бумажной копии.

Службы ввода документов (Directum Capture Services): массовый ввод документов в Directum с различных источников (сканеры, МФУ, файловая система, факсы, электронная почта и т. д.).

Набор средств интеграции (Directum Integration Toolset): интеграция с ERP-системами: двухсторонняя синхронизация справочников, включение объектов системы в workflow, генерация документов и доступ к ним из ERP-системы .

Механизм интеграции с сервисами обмена документами: организация прозрачного обмена юридически значимыми документами от согласования документов внутри организации до отправки документов контрагенту.

Совместное редактирование документов: за счет интеграции с облачными редакторами Onlyoffice и Р7-Офис документы (тексты, презентации, таблицы) можно редактировать и рецензировать совместно.

Удаленная работа

Веб-клиент: все привычные процессы и сценарии работы с электронными документами, задачами, заданиям через браузер

Мобильные приложения: Directum Solo и Directum Jazz доступны на смартфонах и планшетах на базе iOS и Android. Обеспечивают полноценную работу руководителей и рядовых сотрудников со всеми возможностями системы.

Интеллектуальные сервисы Directum Ario

В основе интеллектуальных сервисов Directum Ario лежат технологии компьютерного зрения и машинного обучения . С их помощью система обеспечивает разные функциональные возможности.

Умная обработка документов: экземпляры (писем, счетов, накладных, актов, счетов-фактур, УПД или договоров) захватываются автоматически со сканера или электронной почты и распределяются на комплекты; сервисы интеллектуальной обработки Directum Ario распознают текст, классифицируют документы по типам и извлекают фактическую информацию с высокой точностью, около 95% ; документы заносятся в систему с автоматическим заполнением карточек.

Определение ответственного: сервисы формируют текст поручений и предлагают руководителю потенциальных исполнителей работ исходя из контекста документа.

Сравнение документов: интеллектуальные сервисы сопоставляют согласованную электронную версию и подписанный бумажный экземпляр. Значимые отличия выделяются, поэтому легко выявить изменения по сравнению с согласованной версией в системе или исходным шаблоном.

Контроль правильности оформления документов: проверяется комплектность документов, корректность указанных сумм, наличие обязательных реквизитов, в том числе печатей и подписей. Также содержание сопоставляется с заказами, номенклатурой и спецификациями.

Проверка рисков: сервисы Ario могут контролировать наличие обязательных реквизитов и проверять условия договора с точки зрения возможных рисков: штрафов, пеней, сроков платежей.

Классификация обращений, поступающих в службу поддержки: входящие запросы анализируются по содержанию распределяются по типам, определяется срочность исполнения.

Умный семантический поиск Directum Smart Search: помогает быстро найти любую информации по запросу на естественном для человека языке, даже если нет точных критериев поиска.

Настройка системы

Стандартная настройка системы Directum поколения RX не требует специализированных навыков администрирования : в визуальных редакторах создаются схемы бизнес-процессов, экранные формы, отчеты. Система позволяет легко адаптировать существующие регламенты согласования, настраивать виды документов, их категории, журналы регистрации, а также автогенерируемые шаблоны документов.

Среда разработки Development Studio позволяет развивать систему под потребности компании, если возможностей стандартной настройки недостаточно, и представляет собой полноценную IDE (Integrated Development Environment) с визуальными редакторами форм и процессов, современным редактором кода и инструментами отладки. Используются возможности языка C# в комбинации с готовыми объектами предметной области. Применение распространенного языка программирования расширяет возможности адаптации системы, а современная IDE с поддержкой встроенных подсказок, отладкой и удобной навигацией по элементам разработки упрощает и ускоряет этот процесс.

Преимущества

• Развитое управление контентом с полноценной поддержкой жизненного цикла, вводом документов из различных источников, преобразованием и хранением документов в различных форматах.
• Наличие бизнес-ориентированного механизма workflow и редактора схем типовых маршрутов, позволяющего моделировать сложные бизнес-маршруты.
• Доступная среда разработки для тонкой настройки системы под требования компании
• Кросс-платформенность. Обеспечивается работа в разных ОС: Linux, Mac OS, Windows и др. Поддерживается возможность работы с СУБД на базе Microsoft SQL Server, PostgreSQL и Postgres Pro. Мобильные решения для устройств на iOS и Android
• Наличие интеллектуальных сервисов для снижения трудоемкости в рутинных операциях.
• Возможность работы с различными офисными пакетами программ: Microsoft Office, OpenOffice, Libre Office, Мой офис, ONLYOFFICE, Р7-Офис.
• Наличие разных способов работы пользователей с системой:
  • desktop-клиент
  • веб-клиент (с помощью веб-браузера)
  • мобильное приложение
  • чат-боты для сотрудников без доступа к ПК
  • интеграция с корпоративными порталами для доступа к сервисам компании
  • встраивание в приложения (ERP, CRM, офис) для пользователей других систем.
• Готовые бизнес-решения для задач компаний разных отраслей и профиля деятельности
• Универсальный механизм интеграции, упрощающий работу SAP, Галактика, 1С и других ERP-систем в Directum.
• Возможность организации обмена электронными документами с ЭП между разными организациями, даже если они используют разные системы документооборота или не используют их вообще.
• Высокая масштабируемость системы, обеспечивающая работу десятков тысяч пользователей и хранение миллионов различных документов.
• Наличие средства, упрощающего идентификацию и поиск бумажных документов
• Возможность создания и управления в единой системе хранилищами документов практически неограниченного объёма для разного вида контента на протяжении всего жизненного цикла документов.
• Расширенная реализация механизма электронной подписи для перехода на электронный документооборот, в том числе с использованием сертифицированных в РФ, на Украине и в Белоруссии средств криптозащиты.
• Наличие отработанной технологии внедрения электронного документооборота в различных организациях и библиотеки готовых решений.
• Возможность организации территориально-распределенной работы.
• Соответствие российский стандартам и нормам делопроизводства и управления (ГСДОУ).
• Наличие крупных проектов внедрения федерального и международного уровня

Недостатки

• Зависимость от платформ Microsoft. В платформе нового поколения RX ограничение снято. Работа Directum поколения RX возможна не только на базе СУБД Microsoft SQL Server, поддерживаются также PostgreSQL и коммерческая версия Postgres Pro для крупных компаний. В качестве операционной системы можно использовать Linux, Mac, Windows и др.
• Использование собственного (проприетарного) языка программирования ISBL. В платформе нового поколения RX ограничение снято. При разработке используется язык программирования С#.